RFID optimaliseert verhuurbeheer 2Rent
Toepassing van RFID blijkt in de verhuurbranche meer te besparen dan het gebruik van barcodering als identificatiemiddel van artikelen. Dat in de verhuursector tracking & tracing wordt toegepast, is logisch vanwege de grote waarde die verhuurbare artikelen hebben voor de verhurende partij. Over het algemeen wordt bij de uitgifte van de stukken genoteerd wie de huurder is, om welk stuk het gaat, op welk moment de huur ingaat en wanneer ze moet eindigen.
Dat laatste wordt vaak niet gebruikt als middel om huurders te controleren – het wil zeggen dat er geen alarmering aan gekoppeld is – en wordt dan ook pas actueel, wanneer het gehuurde (te laat) terugkeert. Dan worden de tijdgegevens gebruikt voor het verrekenen van de te lang geworden huurtermijn. Maar zoals gezegd wordt er door verhuurders meestal niet op gereageerd om het artikel bijtijds terug te hebben in de voorraad. Misschien nog wel, wanneer een andere huurder er een claim op legt, maar toch…
Bij verhuurorganisatie 2Rent in de Rijnmond denkt men daar anders over. Daar is namelijk ook nog eens een groot deel van de verhuurbare artikelen moeilijk als individueel artikel traceerbaar doordat het in bulk wordt verhuurd en weer ingenomen. In de praktijk van alledag betekent dit dat huurders vaak niet correct worden afgerekend op teruggekeerde artikelen, doordat niet precies kan worden nagegaan welke huurder welke artikelen in welke hoeveelheden inlevert. Zeker niet, wanneer heel veel identieke artikelen tegelijkertijd terugkomen van één project maar van verschillende aldaar werkzame huurders.
Kortom, de dienstverlening aan huurders kan beter wanneer een verhuurder precies kan bijhouden wie wat meeneemt en de interne productiviteit kan beter, wanneer de verhuurder door een verbeterde administratie nauwkeurig zicht heeft op de in- en uitgaande artikelen. Om dat te bereiken zocht Jan Lulofs van 2Rent naar een toepasbare oplossing en hij kwam daarbij in contact met Rudolf Renfurm van Ique RFID Technologies. Samen sloegen ze het pad in en bereikten een verbazingwekkend resultaat.
RFID optimaliseert verhuurbeheer 2Rent
Verhuurorganisatie 2Rent bezit duizenden artikelen, die dagelijks aan industriële bedrijven (chemie en petrochemie, scheepswerven en constructiebedrijven), aannemers en andere bouw- en installatiebedrijven worden verhuurd. Het gaat om uniek identificeerbare en dus goed registreerbare artikelen maar ook om bulkmaterieel. Toch weet men bij elke vestiging in een handomdraai welk (bulk)materiaal door welk bedrijf gehuurd is geweest, ook al komt het als één grote verzamellading retour van een bouwproject.
2Rent, de samensmelting van Stork materieel, Interlas en Reisiger Verhuur, is actief in het verhuren van een grote diversiteit aan materialen aan industriële bedrijven. Met name aan constructiebedrijven, scheepswerven en de hoogwaardige (petro)chemische industrie. Daarnaast gebruiken veel aannemers van grote bouwwerken veel hulpmiddelen. Zij bezitten deze machines, steigermateriaal, pompen, slangen, kabels en kabelverdelers, transport- en opslagmiddelen, etc. niet zelf, maar huren ze bij gespecialiseerde toeleveranciers zoals 2Rent (voor industrieel verhuur) en Reisiger (vooral gericht op de bouw). De huurperiodes variëren sterk. Soms betreft het de duur van een (deel)project, soms gaat het om piekbelastingen of tijdelijke tekorten op te vangen. Andere gevallen betreft een speciaal karakter van het werk, waarvoor speciaal materiaal wordt ingehuurd.
De gespecialiseerde verhuurbedrijven leveren veelal apart uit. Elke huurder huurt immers zijn eigen materiaal, ook al wordt het vaak ingezet op één en dezelfde plaats. Dat is dan ook de reden dat aan het einde van een karwei of de huurperiode niet zelden al het gehuurde materiaal in één zending terugkomt. Want de huurders zetten bijvoorbeeld een transporteur in om alle gehuurde goederen - die ze vaak op één plaats bij elkaar verzamelen - naar de verhuurder terug te brengen en die vervoerder kijkt niet naar de herkomst van het materiaal. Hij laadt de hele bulk in en rijdt soms meermalen naar het verhuurbedrijf om alles terug te brengen. Aan de verhuurder de schone taak overlatend om alle artikelen te sorteren en uit te zoeken welke huurder ooit wat gehuurd heeft en of hij nu wel of niet alles teruggebracht heeft.
"Natuurlijk weten we wel wie het allemaal gehuurd hebben, maar we zien normaal gesproken – wanneer we papieren registraties toepassen – niet meer wie inlevert, wanneer een of meer vrachtwagens met terugkerende, in bulk verhuurde materialen ons terrein oprijden", zegt Technisch Specialist Jan Lulofs van 2Rent in Rotterdam.
Hij is een kleine 10 jaar betrokken bij de problematiek van het registreren van verhuurde goederen en heeft herhaaldelijk ervaren dat verhuurders bij de inname van bulkgoederen letterlijk 'door de bomen het bos niet meer zien'. Omdat hij besefte, dat de gebruikelijke registratietaken de verhuurbedrijven onnodig geld kosten (wat uiteindelijk toch door de huurder wordt betaald), heeft hij begin deze eeuw samen met Rudolf Renfurm van Ique RFID Technologies in Oosterhout een goed werkende automatische datacollectie-oplossing ontwikkeld.
"We onderkenden namelijk dat verhuurders wel opschrijven hoeveel slangen en dergelijke van welk type er bijvoorbeeld aan een bepaalde klant worden uitgeleverd, maar doordat die klanten na afloop van een project alle materialen van alle betrokken bedrijven in één keer laten weghalen, weten ze zelf niet meer of een bepaalde slang wel of niet teruggestuurd is. Dat gebeurt in de bouwwereld door alle bij een karwei betrokken bouwbedrijven en in de industrie door alle afdelingen van een onderneming. Die zijn vaak zelfstandig en huren dus op eigen budget, maar dat merk je alleen bij de uitgifte. Bij de inname ontstaat vaak een bulksituatie", vertelt Lulofs. Het probleem is dan, volgens hem: "Wanneer je aan het eind van de tel- en controleprocedure manco's constateert, is de laatst inleverende klant de dupe, want hij kan niet aantonen dat hij al hetgeen hijzelf heeft gehuurd ook daadwerkelijk heeft teruggegeven".
Het onderkende probleem geldt in principe niet voor reeds wel herkenbare artikelen zoals compressoren, dieselaggregaten, pomphuizen en grondverzetmachines, etc. Zij hebben eigen en dus unieke artikelnummers en kunnen daarmee worden geregistreerd. "Het probleem is juist die enorme hoeveelheden bulkmateriaal", aldus Lulofs.
De oplossing bleek relatief eenvoudig te zijn, hoewel het overigens een eenmalige doch omvangrijke codeeroperatie betreft. "Je lost het probleem inderdaad op door alle artikelen eveneens uniek te coderen. Daar moet je dan wel een bepaald systeem in voeren en wij hebben er voor gekozen om alle items van een specifieke soort - dus bijvoorbeeld alle slangen - een groepscode te geven, die je automatisch kunt inlezen in de computer", legt de 2Rent-deskundige de oplossing uit.
Het bedrijf heeft inmiddels alle artikelen – zowel de uniek gecodeerde als de bulkartikelen – met hetzij de oorspronkelijke eigen code hetzij de nieuwe groepscode in een database opgenomen. De bulkartikelen hebben bovendien volgend op de groepscode een itemnummer (volgnummer) gekregen, waardoor ze uniek traceerbaar zijn.
De codedragers moeten verder fysiek aan elk item bevestigd worden. Anders kunnen ze niet door medewerkers worden gescand. Want het is de bedoeling dat - om geen urenlange schrijf- en visuele controleacties te hoeven voeren - de datacollectie-operatie geautomatiseerd wordt toegepast.
"Voor die automatisering kun je codesymbolen in barcode toepassen, maar het risico daarvan is dat je de etiketten binnen de kortste keren kwijt bent of dat ze onleesbaar zijn door vervuiling", vertelt Ique RFID Technologies en Auto ID-specialist Rudolf Renfurm. Er is bij barcodegebruik nog een nadelig aspect, want je moet alle barcodes van alle items één voor één scannen en daarmee is dan een uitgiftemedewerker met een handscanner weer heel lang bezig. Je kunt deze handmatige scanoperatie vervangen door een scanraam toe te passen op bijvoorbeeld een conveyorband. Maar dan nog blijft het risico van de niet (meer) leesbare barcode bestaan.
"Het kan inderdaad sneller door elk item een RFID-tag te geven met daarin die unieke itemcode", bevestigt Lulofs. Hij voegt er aan toe dat RFID-tags juist vanwege hun (her)beschrijfbaarheid nog een ander voordeel hebben boven barcodes. "Je kunt in een tag bijvoorbeeld ook de klantcode of het contractnummer opslaan, waardoor je nog sneller je informatie kunt uitlezen", weet hij.
RFID-gebruik en dan speciaal de beschrijfbare 'actieve' tags leiden dus tot flinke besparingen. Dat blijkt wanneer een medewerker met een handgedragen RFID-reader op enige afstand alle tags van bijvoorbeeld een partij slangen leest. De software van deze reader weet immers binnen seconden welke slangen worden uitgeleverd. Dat is de eerste besparing, doordat die medewerker nu de rest van de tijd aan andere zaken kan besteden. Oftewel, er kunnen veel meer registraties plaatsvinden en dus veel meer uitgiftes in de tijd, die vroeger besteed werd aan de administratie. "Wil je hetzelfde resultaat behalen met papieren registraties, dan heb je een flink aantal baliemedewerkers nodig", knikt Renfurm.
De tweede besparing ligt in de directe financiële sfeer en komt zowel verhuurder als huurder ten goede. "Vanwege de koppeling van de itemgegevens aan de klantgegevens in de chip én in de database, staat daar nauwkeurig omschreven welke slang aan welke klant verhuurd is en op welk moment", weet Lulofs. Komen de slangen retour, dan is uitlezen van de RFID-tags voldoende om de juiste slang af te boeken op de juiste huurder. Er gaat geen tijd verloren met uitzoeken noch met wederzijdse correspondentie of telefoontjes over verloren gegaan materiaal, dat misschien niet bij deze huurder verloren is gegaan maar uiteindelijk op zijn conto terechtkomt doordat de afboekingprocedures niet in meer accuratesse voorzien.
"Kortom, een kind kan de was doen", grijnzen de bedenkers van het systeem. Bij alle vestigingen van 2Rent gaan alle items binnen afzienbare tijd met individuele coderingen de database in. Overal zullen handreaders de uitgifte en inname registreren. "We weten precies wie wat heeft en nog niet heeft ingeleverd en bovendien besparen we enorme hoeveelheden manuren op de registratietaken", besluit Lulofs. Hij denkt dan ook de toch niet geringe investering in tags en readers binnen korte tijd terug te verdienen dankzij juist de besparingen in registratiewerk (er wordt geen papier meer gebruikt tijdens uitgifte en retournames), vanwege de foutreductie (nagenoeg 100%) én het feit dat ook reserveringen door huurders via het systeem worden beheerd, wat wachttijden bij innames en uitgiftes tot vrijwel nihil terugbrengt.
Technische gegevens
- Ique RFID Technologies leverde aan 2Rent:
- - i-Code RFID-tags van Philips, type SL1 en SL2 in de 13,56 MHz frequentie
- - Type Mobilebase handheldreaders
- De software voor de readers is ontwikkeld door Ique RFID Technologies in samenwerking met Jan Lulofs van 2Rent en Ron Hoekstra van Ique RFID Technologies. De RFID-geheugenchip draagt een uniek groep/volg(item)nummer, het desbetreffende (klant)ordernummer of contractnummer, de geldigheidsduur van de laatste veiligheidskeuring. Na inname van de verhuurde items wordt in de database ook de status van het teruggenomen item vermeld, te weten of het onderhoud behoeft, kapot (gerepareerd) is danwel gemodificeerd en/of gereinigd moet worden. De tags van de pallets zijn uitsluitend leesbaar met handterminals vanwege de te grote hoeveelheid metaal op de ladingdragers (Kooi van Faraday-effect). De tags dienden om dezelfde reden op een speciale manier op metalen items te worden bevestigd. 2Rent heeft 22 vestigingen, die circa 4.000 artikelen op serienummer verhuren en 11.000 verschillende soorten artikelen als bulkitem uitgeven.
